مدیریت اسناد ایزو
تقریبا همه سازمان ها با استاندارهای ایزو آشنا هستند. استانداردهایی مانند ISO9001 با عنوان سیستم مدیریت کیفیت، ISO45001 با عنوان ایمنی و بهداشت شغلی و ISO27001 با عنوان امنیت اطلاعات بسیار پر طرف دار هستند.
تهیه اسناد ، پیاده سازی و پایش فرایند ها باعث ایجاد بار کاری برای سازمان می شود. آنچه در هنگام پیاده سازی و پس از آن بسیار مورد نیاز سازمان می باشد، ابزاری برای به اشتراک گذاری اسناد است.
بسیاری از سازمان ها از ابزارهای عمومی مانند اشتراک گذاری فولدر تحت شبکه و یا لینک های استاتیک در شبکه اینترانت استفاده می کنند. این کار به عنوان راهکار اولیه و کوتاه مدت قابل انجام است. اما با گذشت زمان و الزام به جایگزینی نسخه های جدید اسناد، روش های معمولی مشکلاتی ایجاد می کنند.
وقتی کاربر برای دسترسی به اسناد مورد نیاز خود مجبور به استفاده از جستجوی ویندوز می شود، و یا لازم است بصورت چشمی در وبسایت اینترانت شرکت جستجو کند، پس از مدتی اغلب فرم ها و دستورالعمل های مورد نیاز خود را در یک پوشه برروی کامپیوتر خود ذخیره می کند تا در زمان نیاز به راحتی از آنها استفاده نماید. مشکل از همین جا شروع می شود. وقتی سازمان برخی از اسناد را بازنگری می کند و نسخه جدیدی را جایگزین می کند، این فرد همچنان از اسناد قدیمی دسته بندی شده روی کامپیوتر خود استفاده می کند. به عبارتی کاربران به سوی عدم دسترسی به آخرین نسخه سوق داده می شوند.
سامانه مدیریت اسناد ایزو
داشتن سامانه ای برای مدیریت و به اشتراک گذاری اسناد و مستندات مرتبط با استانداردهای ایزو، مزایای زیر را برای واحد های کنترل کیفیت و کاربران سازمان ایجاد می کند.داشتن سامانه ای برای مدیریت و به اشتراک گذاری اسناد و مستندات مرتبط با استانداردهای ایزو، مزایای زیر را برای واحد های کنترل کیفیت و کاربران سازمان ایجاد می کند.
سامانه مدیریت اسناد ایزو از منظر واحد های کنترل کیفیت سازمان:
- سهولت در ایجاد و بروز رسانی اطلاعات مرتبط با هر سند بصورت آنلاین
- ایجاد و مدیریت دسته بندی اسناد بر اساس نوع آنها ( فرآیند، دستورالعمل، فرم، ...)
- اختصاص تگ به سند به منظور سهولت در جستجو
- مشخص نمودن کاربر سند، به عنوان واحد سازمانی تولید کننده و استفاده کننده اصلی سند
- بارگذاری فایل نهایی، اختصاص شماره نسخه، تاریخ انتشار و همچنین امکان نگهداری فایل قابل ویرایش سند به منظور امکان دسترسی در آینده.
- امکان انتخاب نسخه قابل رویت توسط کاربران ( نسخه قابل دسترسی برای کاربران توسط واحد کنترل کیفیت انتخاب می شود)
- قابلیت رویت سند منتشر شده بصورت آنلاین به منظور بازبینی و اطمینان از درستی سند بار گذاری شده
سامانه مدیریت اسناد ایزو از منظر کاربران سازمان:
- امکان جستجوی سریع. با تایپ هر حروف در باکس جستجو، لیست بصورت آنلاین بروز رسانی می شود.
- امکان انتخاب دسته اسناد بر اساس نوع آن از لیست بالای صفحه
- اطمینان از دانلود آخرین نسخه منتشر شده
- انتخاب دسته بنده بر اساس سند مرجع